Atualmente, os funcionários estão gastando cada vez mais tempo na empresa, certamente excedendo a típica semana de trabalho. No entanto, aumentar as horas trabalhadas não se traduz necessariamente em maior eficiência.

Então, como líderes e gerentes podem melhorar a produtividade dos funcionários e, ao mesmo tempo, economizar tempo? Aqui estão as 10 principais coisas que você pode fazer para aumentar a eficiência dos funcionários.

  1. Não tenha medo de delegar

    Embora não haja nada de errado em priorizar a qualidade (afinal, é isso que torna um negócio bem-sucedido), verificar todos os detalhes em vez de delegar pode desperdiçar um tempo valioso.

    Em vez disso, atribua responsabilidades a funcionários qualificados e confie que eles executarão bem as tarefas. Isso dá aos seus funcionários a oportunidade de adquirir habilidades e experiência de liderança que, em última instância, beneficiarão sua empresa. Você os contratou por um motivo, agora dê a eles uma chance de provar que você está certo.

 

  1. Combine tarefas com habilidades

    Conhecer as habilidades e os estilos comportamentais de seus funcionários é essencial para maximizar a eficiência. Por exemplo, um pensador criativo, inovador e extrovertido provavelmente é uma ótima pessoa para apresentar ideias aos clientes. No entanto, eles podem ter dificuldades se receberem uma tarefa mais orientada para detalhes e mais focada em regras.

    Pedir que seus funcionários sejam ótimos em tudo não é eficiente; em vez disso, antes de dar uma atribuição a um funcionário, pergunte-se: essa é a pessoa mais adequada para realizar essa tarefa? Caso contrário, encontre alguém cujas habilidades e estilos correspondam às suas necessidades.

 

  1. Comunique-se com eficiência

    Todo gerente sabe que a comunicação é a chave para uma força de trabalho produtiva. A tecnologia nos permitiu entrar em contato com o simples toque na tela, isso significa que os métodos de comunicação atuais são tão eficientes quanto possível, certo? Não necessariamente. Um estudo da McKinsey descobriu que os e-mails podem ocupar quase 28% do tempo de um funcionário. Na verdade, o e-mail foi classificado como a segunda atividade mais demorada para os funcionários (após as tarefas específicas de cada cargo).

    Em vez de confiar apenas no email, experimente as ferramentas de rede social projetadas para uma comunicação mais rápida da equipe. Você também pode incentivar seus funcionários a adotar ocasionalmente uma forma mais clássica de contato … a comunicação face a face. Fazer uma reunião rápida ou um telefonema pode resolver um assunto que pode levar horas de trocas de e-mails.

 

  1. Mantenha metas claras

    Você não pode esperar que os funcionários sejam eficientes se não tiverem metas claras. Se uma meta não for claramente definida e realmente alcançável, os funcionários serão menos produtivos. Portanto, tente garantir que as atribuições dos funcionários sejam as mais objetivas possível. Deixe-os saber exatamente o que você espera deles e diga-lhes especificamente o impacto que essa atribuição terá nos resultados da área ou da empresa.

    Uma maneira de fazer isso é garantir que suas metas sejam SMART: eSpecíficas, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas e Temporais (prazo definido). Antes de atribuir uma tarefa a um funcionário, pergunte a si mesmo se ele se ajusta a cada um desses requisitos. Caso contrário, pergunte a si mesmo como a tarefa pode ser ajustada para ajudar seus funcionários a permanecerem focados e eficientes.

 

  1. Recompense os funcionários

    Uma das melhores maneiras de incentivar os funcionários a serem mais eficientes é realmente dar-lhes um motivo para fazê-lo. Reconhecer seus funcionários por um trabalho bem feito fará com que eles se sintam apreciados e os incentive a continuar aumentando sua produtividade.

    Ao decidir como recompensar funcionários eficientes, certifique-se de levar em consideração suas necessidades ou preferências individuais. Por exemplo, um funcionário pode apreciar o reconhecimento público, enquanto outro prefere um “agradecimento” particular. Além de simples palavras de gratidão, aqui estão alguns incentivos que você pode tentar:

    – Em vez de um bônus, você pode oferecer aos seus funcionários uma folga adicional sem ter que usar suas férias.
    – Levá-los para uma refeição: Você pode levar o time para almoçar, jantar ou happy hour. Talvez até permita que saiam cedo do trabalho para fazer isso.
    – Envie um bilhete de próprio punho: Isso mostra que você reconhece o ótimo trabalho que seus funcionários fizeram.

    – Diga ao seu chefe: Se você enviar um e-mail para a equipe ou para o membro da equipe agradecendo pelo seu trabalho, considere copiar o SEU chefe no e-mail.

 

 

  1. Corte o excesso

    Se possível, tente não dar aos funcionários tarefas menores e desnecessárias quando eles estiverem focados em uma meta maior. Dê uma olhada na rotina da equipe e veja se há algo que você possa cortar para dar aos funcionários mais tempo para se concentrarem em tarefas de maior prioridade.

    Por exemplo, se os funcionários enviam relatórios diários para seus supervisores, mas estes geralmente não tem tempo para lê-los, considere mudar o prazo para semanal. Fazer algo simplesmente como uma formalidade é desperdiçar um tempo valioso que pode ser usado para atingir metas que realmente ajudam sua empresa.

 

  1. Treine e desenvolva seus funcionários

    Manter somente o aprendizado no próprio trabalho e reduzir as horas de treinamentos pode parecer uma boa maneira de economizar tempo e dinheiro da empresa. No entanto, isso normalmente acaba saindo pela culatra, pois esse processo pode ser extremamente ineficiente.

    Portanto, em vez de os trabalhadores tentarem, ao acaso, realizar uma tarefa sem orientação adequada, aproveite o dia extra para ensinar-lhes as habilidades necessárias para realizar seu trabalho. Dessa forma, eles podem começar a realizar suas tarefas por conta própria, e seu tempo não será desperdiçado corrigindo erros.

    Passado o programa inicial de treinamento, incentive o desenvolvimento contínuo dos funcionários. Ajudá-los a expandir suas qualificações criará uma força de trabalho muito mais avançada, o que beneficiará sua empresa a longo prazo. Há várias formas de apoiar o desenvolvimento de funcionários: coaching, workshops, cursos, seminários, acompanhamento ou orientação, ou até mesmo o aumento de suas responsabilidades. Oferecer essas oportunidades proporcionará aos funcionários habilidades adicionais que lhes permitam melhorar sua eficiência e produtividade.

 

  1. Abrace o Home office

    Permitir que seus funcionários trabalhem em casa pode parecer ineficiente – afinal, como você pode garantir que eles serão produtivos se ninguém os estiver observando? No entanto, a realidade é exatamente o oposto (estudos mostram que as pessoas que trabalham em casa são 13% mais produtivas).

    Vale experimentar um modelo em que parte de seus funcionários passem um ou dois dias por semana trabalhando em casa. Avalie quais atividades podem ser incluídas neste sistema. Hoje a tecnologia permite integrar e controlar essas atividades à distância.

    Quantas pessoas você já ouviu dizer que rendem muito mais durante a madrugada? Isso é bastante comum. Para a empresa é ótimo que ele trabalhe durante o período que rende mais, então, por que não incentivar?

  1. Deem feedback um ao outro

    Não há como aumentar a eficiência dos funcionários se eles não sabem que estão sendo ineficientes. É por isso que as avaliações de desempenho são essenciais: avalie o desempenho de seus funcionários, realize reuniões individuais para que eles saibam como estão se saindo e em que áreas precisam melhorar.

    Aumentar a eficiência dos funcionários não é somente responsabilidade deles, algumas recaem também sobre o gestor. Depois de avaliar seus funcionários, pergunte a eles o que você pode fazer para ajudá-los a melhorar. Talvez eles gostariam de um pouco mais de orientação sobre certas tarefas, ou prefeririam um pouco mais de liberdade criativa. Pedir feedback não apenas lhe dá maneiras claras e imediatas de ajudar seus funcionários a melhorar, mas também incentiva uma cultura de diálogo aberto que permitirá o desenvolvimento contínuo.

 

  1. Pense grande! Use a tecnologia a seu favor.

    Algumas atividades que podem parecer desperdício de tempo para você agora podem, na verdade, ser a uma vantagem a longo prazo. Então, antes de vetar um aparente desvio de tempo, pergunte-se como isso poderia beneficiar sua empresa. Talvez seja necessário trocar a rotina repetitiva pelo estímulo a criatividade e a inovação.

    Investir em novas tecnologias de informação pode ser fundamental para o futuro do seu negócio. Integre todos os seus processos e atividades, mantenha controles sobre o que é executado. Defina métricas de performance.

    O “tempo livre” deve ser utilizado para o funcionário aplicar o que tem de mais nobre: sua inteligência ! Foque em projetos que as pessoas possam desenvolver, melhorar, transformar, e assim, elevar sua empresa a novos patamares de rentabilidade.

 

Fonte: Adaptado do artigo de Alexandra Hicks. Título original em inglês: ”Top 10 Ways to Improve Employee Efficiency”.